ASSISTANT ADMINISTRATIF

13/08/2019

Nous recherchons pour entrée immédiate, en renfort de notre équipe Coordination Générale et Project Management

1 ASSISTANT ADMINISTRATIF (h/f - CDI)

Poste basé à Luxembourg-Kirchberg

 

Votre mission :

  • Assistance à la direction du projet et à l’équipe de projet dans la gestion journalière (appui administratif et organisationnel)

  • Gestion du bureau

  • Gestion et organisation de réunions (invitations, organisation de salles, vidéoconférences...)

  • Codification de documents

  • Contrôle documentaire, conformité et vérification de la qualité formelle

  • Publier des documents sur la plateforme du projet

  • Traductions (français/anglais)

  • Suivi des travaux administratifs (classement, archivage, correspondance, comptes-rendus, gestion des bases de données et des tableaux de suivi)

  • Communication avec l’équipe sur place et les intervenants externes (experts, clients, autorités…)

  • Coordination des participants au projet

Votre profil :

  • Très bonne maîtrise des langues anglaise et française (l’allemand ou le luxembourgeois constitue un avantage)

  • Excellente maîtrise des principaux outils informatiques (MS Office, Internet)

  • Faire preuve d'exactitude et de précision en ce qui concerne le respect de procédures

  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative et d’équipe

  • Aimer travailler dans une équipe internationale, dans un contexte multiculturel

Nous vous offrons :

  • Une rémunération en adéquation avec vos compétences, vos qualifications et vos responsabilités

  • Une ambiance de travail agréable au sein d'une équipe solidaire, jeune et dynamique

  • Un emploi enrichissant, varié et stable

En cas d'intérêt pour ce poste, nous vous prions d'envoyer votre candidature avec CV, copie des diplômes et photo récente à l'attention de Mme S. Steinmetz par courrier à l'adresse indiquée ci-dessous ou par mail à jobs@inca.lu.

 

Zur Verstärkung unseres Teams Koordination & Project Management, suchen wir ab sofort:
 

1 ADMINISTRATIVEN ASSISTENTEN (m/w - unbefristet)

Posten in Luxemburg-Kirchberg angesiedelt

 

Ihre Aufgaben:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams

  • Büromanagement

  • Besprechungsverwaltung und -organisation (Einladungen, Raumorganisation, Videokonferenzen…)

  • Dokumentenkodierung

  • Dokumentenkontrolle, Einhaltung und Check der formalen Qualität

  • Einstellen von Dokumenten auf der projektinternen Internetplattform

  • Übersetzungen (Französisch-Englisch)

  • Administrative Tätigkeiten (Ablage, Archivierung, Schriftverkehr, Protokolle, Pflege von Datenbanken und Nachverfolgungstabellen)

  • Kommunikation mit dem Team vor Ort und den externen Projektbeteiligten (Experten, Kunde, Behörden…)

  • Koordinierung der Projektbeteiligten

Ihr Profil:

  • Sehr gute Kenntnisse in Englisch und Französisch (Deutsch oder Luxemburgisch wäre von Vorteil)

  • Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket und Internet

  • Genauigkeit und Präzision in der Einhaltung von Prozeduren / Verfahren

  • Organisationstalent, Eigeninitiative und Teamfähigkeit

  • Gern in einem internationalen Team und multikulturellem Umfeld arbeiten

Wir bieten Ihnen:

  • Eine von Ihren Fähigkeiten, Qualifikationen und Verantwortlichkeiten abhängige Bezahlung

  • Ein angenehmes Betriebsklima in einem jungen und dynamischen Team mit gutem Zusammenhalt

  • Eine erfüllende, abwechslungsreiche und stabile Arbeit

Falls Sie sich für diese Stelle interessieren, möchten wir Sie bitten, uns Ihren Lebenslauf, Kopien Ihrer Diplome und ein aktuelles Foto zu Händen von Frau S. Steinmetz per Post an u. g. Adresse oder per Mail an jobs@inca.lu zu senden.

 

In support of our General Coordination & Project Management team, we have an immediate opening for

1 ADMINISTRATIVE ASSISTANT (m/f – permanent contract)

Position based in Luxembourg-Kirchberg

 

Your mission :

  • Administrative and organizational assistance to the project steering committee and the project management team

  • Office management

  • Organization and management of meetings (invitations, room management, video conferences…)

  • Coding of documents

  • Documentary control, quality and formal compliance check

  • Publishing of documents on project platform

  • Translations (French/English)

  • Follow-up of administrative works (filing, archiving, correspondence, reports, database and monitoring/tracking table management

  • Communication with on-site team and external stakeholders (experts, customers, authorities…)

  • Coordination of project participants

Your profile :

  • Excellent command of English and French (German or Luxembourgish proficiency is an advantage)

  • Excellent mastery of major software tools (MS Office, Internet)

  • Demonstrate accuracy and precision with regards to the respect of procedures

  • Organizational skills, spirit of initiative and team spirit

  • Eagerness to work in an international team in a multicultural environment

We offer :

  • Compensation in line with your competences, qualifications and responsibilities

  • An enjoyable work climate in a cohesive, young and dynamic team

  • An enriching, varied and stable job

In case of interest, please send us your application and CV, copies of your diplomas and recent picture to the attention of Mrs. S. Steinmetz per mail to the address below or per email at jobs@inca.lu.

 

 

 

 

Contact

  • INCA Niederanven

    47, rue Gabriel Lippmann
    L-6947 Niederanven
    Luxembourg
    Tel: (+352) 42 68 90-1
    Fax: (+352) 42 68 96
    E-mail: info@inca-ing.lu
  • INCA Belval

    12, avenue du Rock’n Roll
    L-4361 Esch-sur-Alzette
    Luxembourg
    Tel: (+352) 42 68 90-900
    Fax: (+352) 26 65 68 44
    E-mail: info@inca-ing.lu
  • INCA Luxembourg

    33, rue Notre Dame
    L-2240 Luxembourg
    Luxembourg
    Tel: (+352) 42 68 90-800
    Fax: (+352) 26 45 81 35
    E-mail: info@inca-ing.lu
  • INCA Diekirch

    6, rue du Palais
    L-9265 Diekirch
    Luxembourg
    Tel: (+352) 42 68 90-400
    Fax: (+352) 42 68 96
    E-mail: info@inca-ing.lu